AutoERP Analýza – Gavona Gastro

0. Předmluva a metodika

Zdroje: Workshop s Gavona Gastro, referenční datové modely, diagram Servisy_modul.

Cíl dokumentu: Kompletní blueprint AutoERP pro převod do konfigurace systému.

Metodika: Syntéza rozhovoru → validace proti diagramům → doplnění entit/polí s českým i anglickým názvoslovím.

---

1. Exekutivní shrnutí

1.1 Kontext společnosti

Gavona Gastro je servisně-obchodní společnost zaměřená na komplexní péči o gastronomická zařízení. Současný stav:

• Offerris - nabídky, objednávky, fakturace
• Master Task - jednoduchý kanban bez strukturovaných dat
• Google Disk - dokumentace zařízení
• Manuální plánování - dispečer večer plánuje podle intuice

1.2 Strategické cíle AutoERP

1. Integrovat všechny procesy do jednotné platformy
2. Centralizovat data o organizacích, provozovnách, zařízeních
3. Digitalizovat servis - od formuláře po fakturaci
4. Automatizovat compliance - revize, školení, upozornění
5. Napojit finanční toky do Pohody

1.3 Rozsah analýzy

Fáze 1: - CRM, evidence organizací/provozoven/kontaktů - Evidence zařízení včetně dokumentace a historie - Servisní modul (zásahy, výjezdy, dílna, materiály) - Obchodní modul (nabídky, zakázky, instalace) - Finance (faktury, pokladna, export Pohoda) - HR & compliance (zaměstnanci, školení) - Půjčovna

---

2. Uživatelé a jejich potřeby

2.1 CEO / Hlavní dispečer

Aspekt	Popis
Rutina	Ráno koordinuje, přes den urgence, večer plánování
Bolesti	Telefonáty bez dat, priority v hlavě, žádná mapa
Potřeby	Dashboard, mapový planer, kanban, reporting

2.2 Servisní technik (7 osob)

Aspekt	Popis
Rutina	Vyzvednout díly, objet zakázky, vyřešit urgence
Bolesti	Nejasné instrukce, žádný digitální protokol
Potřeby	Mobilní app, offline režim, checklisty, fotky

2.3 Obchodník / projektant

Aspekt	Popis
Rutina	Navštěvuje klienty, připravuje nabídky
Bolesti	Verzování nabídek, aktualizace cen
Potřeby	Produktový katalog, feed import, šablony PDF

---

3. Architektura řešení

3.1 Moduly AutoERP

Modul	Funkce	Klíčové entity
CRM	Organizace, Provozovny, Kontakty	Account, Location, Contact
Servis	Zásahy, výjezdy, dílna, checklisty	ServiceRequest, ServiceTrip, WorkshopOrder
Obchod	Nabídky, zakázky, instalace	Quote, SalesOrder, Installation
Finance	Faktury, pokladna, exporty	Invoice, CashReceipt, ExportBatch
HR	Zaměstnanci, školení	Employee, Permission
Půjčovna	Položky, rezervace	RentalItem, RentalReservation

3.2 Integrace

graph LR
    AutoERP[AutoERP] --> Pohoda[Pohoda XML]
    AutoERP --> Email[IMAP/SMTP]
    AutoERP --> WhatsApp[WhatsApp API]
    AutoERP --> Maps[Google Maps]
    AutoERP --> Signi[Signi/Persten]
    AutoERP --> Feeds[Produktové feedy]

---

4. Detailní procesy

4.1 CRM – od leadu po obchodní příležitost

stateDiagram-v2
    [*] --> Nový: Telefonát/Email/Web
    Nový --> VŘešení: Přiděleno dispečerovi
    VŘešení --> Zkonvertovaný: Vytvořen zásah/případ
    VŘešení --> Zamítnutý: Nevalidní požadavek

Statusy: New → Working → Converted | Rejected

4.2 Servisní zásah

stateDiagram-v2
    [*] --> Nový: Přijetí požadavku
    Nový --> Přiděleno: Dispečer přidělí
    Přiděleno --> Naplánováno: Výjezd v kalendáři
    Naplánováno --> Probíhá: Technik na místě
    Probíhá --> ČekáNaDíly: Potřeba materiálu
    ČekáNaDíly --> Naplánováno: Díly dodány
    Probíhá --> Dílna: Zařízení odvezeno
    Dílna --> Naplánováno: Připraveno k vrácení
    Probíhá --> Dokončeno: Vše vyřešeno
    Dokončeno --> KFakturaci: Podepsáno
    KFakturaci --> Uzavřeno: Faktura vystavena

4.3 Mapové plánování

Dispečer večer:

1. Otevře mapový pohled
2. Filtruje zásahy podle data, priority, směru
3. Vrstvy: akutní zásahy, revize, zásilky chemie, dílna
4. Systém navrhne "balíčky" - seskupení dle vzdálenosti
5. Drag&drop přiřazení technikovi
6. Notifikace klientům (ETA)

4.4 Realizace servisního výjezdu

1. Technik stáhne denní plán (offline cache)
2. "Start výjezdu" - zaznamená čas a GPS
3. Diagnostika zařízení
4. Vyplní položky (hodiny, díly, režie)
5. Checklist dle typu (plyn/elektro/myčka)
6. Fotodokumentace "Před" a "Po"
7. Generuje servisní dokument
8. Zákazník podepisuje (tablet/Signi)
9. Hotovostní platba → pokladní doklad

---

5. Datový model

5.1 CRM Entity

Account (Organizace)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required	Popis
id	ID	uuid	Ano	PK
name	Název	varchar(255)	Ano	Název společnosti
type	Typ	enumMulti	Ano	Customer, Supplier, Partner
registrationNumber	IČO	varchar(20)	Ne
vatNumber	DIČ	varchar(20)	Ne
billingAddress	Fakturační adresa	address	Ano
phone	Telefon	varchar(50)	Ne
email	E-mail	varchar(255)	Ne
slaPriority	SLA priorita	enum	Ne	Standard, Critical24/7
serviceNotes	Poznámky k servisu	text	Ne	Parkování, přístup
assignedUserId	Správce účtu	link(User)	Ne

Links: locations, contacts, opportunities, serviceRequests, invoices

Location (Provozovna)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required	Popis
id	ID	uuid	Ano	PK
name	Název	varchar(255)	Ano	"Dakota - Olomouc"
accountId	Organizace	link(Account)	Ano
type	Typ provozu	enum	Ne	Restaurace, Jídelna, Hotel
address	Adresa	address	Ano
geoLocation	GPS	json	Ne	lat/lng
openingHours	Otevírací doba	text	Ne
criticality	Kritičnost	enum	Ano	Low/Medium/High
nonstop	Non-stop	bool	Ne	24/7 provoz
preferredDays	Preferované dny	enumMulti	Ne	Po-Čt
serviceNotes	Poznámky	text	Ne

Links: devices, serviceRequests, preventivePlans

Contact (Kontakt)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required	Popis
id	ID	uuid	Ano	PK
firstName	Jméno	varchar(100)	Ano
lastName	Příjmení	varchar(100)	Ano
title	Pozice	varchar(100)	Ne	Vedoucí kuchyně
accountId	Organizace	link(Account)	Ano
locationId	Provozovna	link(Location)	Ne
phone	Telefon	varchar(50)	Ne
email	E-mail	varchar(255)	Ne
channelPreference	Preferovaný kanál	enum	Ne	Phone/Email/WhatsApp
role	Role kontaktu	enumMulti	Ne	Technical/Billing/Rental

5.2 Servisní entity

ServiceRequest (Servisní zásah)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required
id	ID	uuid	Ano
number	Číslo zásahu	autoincrement	Ano
accountId	Organizace	link(Account)	Ano
locationId	Provozovna	link(Location)	Ano
type	Typ zásahu	enum	Ano
priority	Priorita	enum	Ano
status	Stav	enum	Ano
requestedDate	Požadované datum	date	Ne
description	Popis závady	text	Ano
source	Zdroj	enum	Ne
attachments	Přílohy	attachmentMultiple	Ne
assignedUserId	Přidělený technik	link(User)	Ne

Enum options:

• type: Acute, Preventive, Installation, Workshop, ChemistryDelivery
• priority: Critical, High, Normal, Low
• status: New, Assigned, Scheduled, InProgress, WaitingParts, Workshop, Completed, ReadyToInvoice, Invoiced, Cancelled

ServiceTrip (Servisní výjezd)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required
id	ID	uuid	Ano
serviceRequestId	Servisní zásah	link	Ano
scheduledStart	Plánovaný začátek	datetime	Ano
scheduledEnd	Plánovaný konec	datetime	Ne
actualStart	Skutečný začátek	datetime	Ne
actualEnd	Skutečný konec	datetime	Ne
technicians	Technici	linkMultiple(User)	Ano
mode	Režim	enum	Ano
status	Stav	enum	Ano
travelZone	Dopravní zóna	enum	Ne
distanceKm	Kilometry	float	Ne
photos	Fotodokumentace	attachmentMultiple	Ne

Enum options:

• mode: OnSite, Workshop, DeliveryOnly
• status: Planned, InProgress, Done, Cancelled

Device (Zařízení)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required
id	ID	uuid	Ano
name	Název	varchar(255)	Ano
deviceType	Typ zařízení	enum	Ano
model	Model	varchar(255)	Ne
serialNumber	Sériové číslo	varchar(128)	Ne
manufacturer	Výrobce	varchar(255)	Ne
accountId	Organizace	link(Account)	Ano
locationId	Provozovna	link(Location)	Ano
installDate	Datum instalace	date	Ne
warrantyStatus	Stav záruky	enum	Ano
status	Aktuální stav	enum	Ano
documents	Dokumentace	linkMultiple(Document)	Ne
photoGallery	Fotogalerie	attachmentMultiple	Ne

Enum options:

• deviceType: Convectomat, Dishwasher, Stove, Fryer, Refrigerator, Other
• warrantyStatus: InWarranty, OutOfWarranty, Unknown
• status: AtCustomer, Workshop, Subcontractor, Scrapped

5.3 Finanční entity

Invoice (Faktura)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required
id	ID	uuid	Ano
number	Číslo faktury	varchar(30)	Ano
type	Typ	enum	Ano
accountId	Organizace	link(Account)	Ano
issueDate	Datum vystavení	date	Ano
dueDate	Splatnost	date	Ano
status	Stav	enum	Ano
amount	Částka	currency	Ano
currency	Měna	enum	Ano
exportedToPohoda	Export do Pohody	bool	Ne

CashReceipt (Pokladní doklad)

Field (EN)	Název (CZ)	Type	Required
id	ID	uuid	Ano
number	Číslo dokladu	varchar(30)	Ano
type	Typ operace	enum	Ano
amount	Částka	currency	Ano
date	Datum	date	Ano
payer	Plátce/příjemce	varchar(255)	Ano
deliveryMethod	Způsob doručení	enum	Ne
exportedToPohoda	Export do Pohody	bool	Ne

---

6. Integrace

6.1 Pohoda

• Směr: AutoERP → Pohoda
• Data: Faktury (XML), Pokladní doklady (XML)
• Frekvence: Denně manuálně nebo plánovaný export

6.2 E-mail (IMAP/SMTP)

• Směr: Obousměrný
• Data: Příchozí e-maily → Lead/Aktivita, odchozí notifikace

6.3 WhatsApp Business API

• Směr: Obousměrný
• Data: Zprávy, fotky navázané na Lead/Zásah

6.4 Google Maps / Routes

• Data: Geokódování adres, výpočet tras, ETA

6.5 Signi / Persten

• Data: Podpisy servisních protokolů a smluv

---

7. Implementační roadmapa

Fáze	Obsah	Odhad
0	Příprava dat, čištění seznamů, import zařízení	2 týdny
1	CRM + Servis základ, mobilní app, dokumenty	8 týdnů
2	Obchod, nákup, instalace, integrace Signi	6 týdnů
3	Půjčovna, compliance, automatické upomínky	4 týdny
4	Optimalizace tras, BI dashboardy	4 týdny

---

8. Závěr

Tato analýza mapuje potřeby Gavona Gastro a překládá je do konkrétních požadavků na AutoERP. Po schválení:

1. Potvrdit datové migrace
2. Definovat číselníky (priority, typy, zóny)
3. Připravit integrační přístupy
4. Odsouhlasit šablony dokumentů
5. Zahájit implementační sprinty