Používání smluv

Tato sekce popisuje pracovní postupy pro správu životního cyklu smluv.

Založení nové smlouvy

1. Přejděte do menu Smlouvy.
2. Klikněte na Vytvořit Smlouvu.
3. Vyplňte základní údaje:
   • Název: Identifikace předmětu smlouvy.
   • Account: Smluvní partner (Organizace).
   • Term (Platnost):
     • Na dobu určitou - vyžaduje Datum ukončení.
     • Na dobu neurčitou - platí do vypovězení.
     • S automatickým prodloužením - vyžaduje Perioda prodloužení.
   • Typ dokumentu: Kde se nachází originál (fyzicky/elektronicky).
4. Nahrajte sken do pole Přílohy.
5. Uložte a změňte stav na Platná (Valid), pokud je podepsána.

Sledování termínů a Výpovědi

U smluv na dobu určitou nebo s automatickým prodloužením je kritické pole Výpovědní lhůta (noticePeriodDays).

• Příklad: Smlouva končí 31.12. a výpovědní lhůta je 60 dní.
• Systém vypočítá Mezní datum výpovědi (noticePeriodDate) na 1.11.
• Pokud do tohoto data není smlouva vypovězena, automaticky se prodlužuje (pokud je tak nastavena).

Upozornění

Systém generuje Alerts (Upozornění) odpovědným uživatelům před vypršením tohoto termínu, aby stihli zareagovat.

Vytvoření Dodatku

Dodatek je technicky nová entita Smlouvy, která je navázána na původní smlouvu.

1. Otevřete detail původní smlouvy.
2. V panelu Dodatky (Amendments) klikněte na +.
3. Vytvoří se nová karta, která má vyplněné vazby na rodičovskou smlouvu.
4. Do názvu uveďte např. "Dodatek č. 1".
5. V tomto dodatku evidujte změny (např. nová cena, prodloužení termínu).

Archivace

Smlouvy, které již nejsou platné, by měly být přesunuty do archivu.

1. V detailu smlouvy změňte stav na Archiv (Archived).
2. Systém automaticky vyplní datum archivace (archivedAt).
3. Smlouva zůstává v systému čitelná, ale ve výchozích filtrech se nezobrazuje.