Časté otázky a tipy¶

FAQ, doporučené postupy a tipy pro efektivní používání schvalovacího systému.

Časté otázky¶

Co když se mi nezobrazuje tlačítko pro schválení?¶

Možné důvody proč tlačítko nevidíte:

Nemáte příslušnou roli nebo oprávnění
Ověřte si svou roli u administrátora
Zkontrolujte, zda jste členem správného týmu
Předchozí úroveň ještě nebyla schválena
V případě sekvenčního schvalování čekejte na předchozí úroveň
Zkontrolujte historii schvalování
Záznam již byl schválen nebo zamítnut
Zkontrolujte status záznamu
Historie schvalování ukáže kompletní průběh
Nejste přiřazeni jako schvalovatel
Některá schvalování jsou přiřazena konkrétním osobám
Kontaktujte administrátora pro změnu přiřazení

Mohu změnit své rozhodnutí po schválení?¶

Ne, po schválení nebo zamítnutí nelze rozhodnutí změnit. To zajišťuje integritu procesu.

Řešení pokud potřebujete změnit rozhodnutí: - Kontaktujte administrátora - Administrátor může vrátit záznam na předchozí úroveň - Poté můžete rozhodnout znovu

Jak vidím historii mých schválení?¶

Pro zobrazení historie:

Přejděte do Schválení → Záznamy schválení
Filtrujte podle:
Schválil - váš uživatel
Datum - časový rozsah
Status - Schváleno/Zamítnuto
Exportujte do Excelu pro reporting

Co když omylem zamítnu záznam?¶

Pokud omylem zamítnete záznam:

Nemůžete rozhodnutí změnit - systém toto neumožňuje
Kontaktujte žadatele - vysvětlete situaci
Požádejte administrátora - může vrátit záznam k novému schválení
Žadatel upraví a odešle znovu - standardní postup

Jak dlouho mám na schválení?¶

Termín závisí na firemních pravidlech (SLA):

Typické termíny: - Běžné výdaje: 2 pracovní dny - Faktury: 3 pracovní dny - Smlouvy: 5 pracovních dnů - Investice: 7 pracovních dnů

Kontrola termínu: - Systém může zobrazovat zbývající čas - Dostanete připomínku před vypršením - Po vypršení může být žádost automaticky eskalována

Dostanu notifikaci o nové žádosti?¶

Ano, pokud máte zapnuté notifikace:

E-mailová notifikace
Notifikace v systému
Připomínky po určité době

Nastavení notifikací: Profil → Předvolby → Notifikace

Doporučené postupy¶

Pravidelně kontrolujte dashboard¶

Nastavte si denní rutinu: - Ranní kontrola widgetu "Čeká na schválení" - Odpolední uzavírání čekajících žádostí - Kontrolujte alespoň 2-3x denně

Výhody: - Nepropásnete důležité žádosti - Neblokujete workflow - Dodržujete SLA termíny

Používejte komentáře¶

Kdy přidat komentář: - Vždy při zamítnutí - uveďte důvod - Při vrácení k úpravě - popište co upravit - Při neobvyklých žádostech - vysvětlete rozhodnutí

Příklady dobrých komentářů: - "Zamítnuto - překročen měsíční rozpočet oddělení" - "Prosím doplnit fakturu od dodavatele" - "Schváleno s podmínkou dodání do konce měsíce"

Příklady špatných komentářů: - "Ne" - neuvedete důvod - "OK" - zbytečný komentář - Žádný komentář při zamítnutí

Schvalujte včas¶

Respektujte SLA: - Dodržujte stanovené termíny - Neoddálejte schvalování na poslední chvíli - Informujte o delším výpadku (dovolená)

Při nepřítomnosti: - Informujte administrátora předem - Požádejte o přesměrování schvalování - Nastavte zastupování

Kontrolujte detaily před schválením¶

Co zkontrolovat: - Správnost všech údajů - Přiložené dokumenty a faktury - Soulad s rozpočtem - Oprávněnost žádosti

Nekontrolujte pouze: - Částku - ověřte i popis a účel - Žadatele - důležitý je obsah žádosti

Čemu se vyhnout¶

Neschvalovat "naslepo"¶

Vždy si přečtěte celou žádost
Zkontrolujte přílohy
V případě pochybností se zeptejte

Neoddálejte schvalování¶

Nečekejte do posledního dne
Neblokujte workflow
Komunikujte problémy včas

Neschvalujte mimo systém¶

Nepoužívejte e-mail místo systému
Netelefonujte schválení
Vždy schvalujte v systému pro audit trail

Neupravujte záznamy jiných¶

Nezasahujte do cizích záznamů bez schválení
Vyžádejte si oprávnění od autora
Zanechte komentář o změnách

Tipy pro efektivní práci¶

Používejte klávesové zkratky¶

Rychlejší navigace v systému
Méně klikání myší
Seznam zkratek: F1 → Klávesové zkratky

Nastavte si osobní filtry¶

Vytvořte filtry pro časté dotazy
Např. "Urgentní výdaje IT"
Uložte si je pro rychlý přístup

Využívejte hromadné schvalování¶

Pro podobné žádosti použijte hromadné akce
Ušetříte čas
Ale vždy kontrolujte výběr

Exportujte historii pravidelně¶

Měsíční export pro reporting
Archivace pro compliance
Analýza vlastního výkonu

Podpora¶

Pokud potřebujete pomoc:

IT podpora: Kontaktujte IT helpdesk
Administrátor: Konzultujte s administrátorem systému
Školení: Absolvujte školení schvalovacího procesu
Dokumentace: Dokumentace pro administrátory

Note

Konkrétní nastavení schvalovacích workflow a oprávnění se liší podle konfigurace vaší organizace. Pro detaily kontaktujte administrátora systému.