Používání modulu Projekt¶

Podrobné návody pro práci s projekty, úkoly a sledováním financí. Modul Projekt poskytuje komplexní nástroje pro projektové řízení - od plánování a dekompozice práce přes sledování průběhu až po finanční vyhodnocení a předání zákazníkovi.

Účel a rozsah dokumentace¶

Tato dokumentace pokrývá kompletní životní cyklus projektového řízení:

Plánování - vytváření projektů, struktura úkolů, termíny
Realizace - přiřazování práce, sledování průběhu, spolupráce
Finance - náklady, příjmy, marže, fakturace
Uzavření - předávací protokoly, vyhodnocení, archivace

Pro koho je tato příručka určena

Příručka je určena pro projektové manažery, vedoucí týmů, členy projektových týmů a management, kteří pracují s projekty. Pro administraci modulu viz Správa projektů.

Klíčové koncepty¶

Hierarchie projektového řízení¶

flowchart TD
    subgraph Portfolio["Portfolio projektů"]
        PG[Skupina projektů] --> P[Projekt]
    end

    subgraph Dekompozice["Struktura projektu"]
        P --> TG[Skupina úkolů]
        TG --> T[Úkol]
        T --> ST[Podúkol]
    end

    subgraph Zdroje["Zdroje a práce"]
        T --> U[Přiřazený uživatel]
        T --> LT[Záznam času]
    end

    subgraph Finance["Finance"]
        P --> PC[Náklady]
        P --> PR[Příjmy]
        LT --> PC
    end

    subgraph Výstupy["Výstupy"]
        P --> HP[Předávací protokol]
        P --> PI[Položky projektu]
    end

Základní entity¶

Entita	Účel	Typické použití
Projekt	Hlavní organizační jednotka	Zakázka, implementace, vývoj
Skupina projektu	Organizace více projektů	Zákazník, divize, rok
Úkol	Pracovní položka	Konkrétní činnost k provedení
Skupina úkolů	Fáze nebo oblast projektu	Analýza, vývoj, testování
Seznam úkolů	Šablona úkolů	Opakující se projekty
Položka projektu	Produkt/služba v projektu	Dodávané položky
Náklady projektu	Evidence výdajů	Materiál, práce, kooperace
Příjmy projektu	Evidence příjmů	Fakturace zákazníkovi
Předávací protokol	Dokument předání	Akceptace zákazníkem

Životní cyklus projektu¶

stateDiagram-v2
    [*] --> WaitingForQuote: Vytvoření
    WaitingForQuote --> WaitingForSalesOrder: Nabídka schválena
    WaitingForSalesOrder --> InRealization: Objednávka přijata
    InRealization --> DeliveryNoteCreated: Předání
    DeliveryNoteCreated --> Completed: Dokončení

    WaitingForQuote --> Canceled: Zrušení
    WaitingForSalesOrder --> Canceled: Zrušení
    InRealization --> Canceled: Zrušení

    Completed --> Archive: Archivace

    WaitingForQuote: Čeká na nabídku
    WaitingForSalesOrder: Čeká na objednávku
    InRealization: V realizaci
    DeliveryNoteCreated: Předáno
    Completed: Dokončeno
    Canceled: Zrušeno
    Archive: Archivováno

Stav	Popis	Typické aktivity
Čeká na nabídku	Příprava projektu	Kalkulace, plánování
Čeká na objednávku	Nabídka odeslána	Vyjednávání
V realizaci	Aktivní práce	Plnění úkolů, evidence
Předáno	Dokončeno, předáváno	Akceptace, dokumentace
Dokončeno	Projekt uzavřen	Vyhodnocení
Archivováno	Historický záznam	Pouze prohlížení

Předpoklady pro práci¶

Systémové požadavky¶

Před zahájením práce s projekty ověřte:

[x] Máte přidělena práva pro práci s projekty
[x] Je nastaven výchozí kalendář pracovních dnů
[x] Jsou definovány typy nákladů (volitelné)
[x] Jsou založeni zákazníci v modulu Obchod

Doporučená příprava¶

Před vytvořením projektuProjektové konvence

Definujte rozsah - co je a není součástí projektu
Identifikujte stakeholdery - kdo je zapojen
Připravte WBS - rozpad prací na úkoly
Odhadněte náklady - rozpočet projektu

Aspekt	Doporučení
Pojmenování	[Zákazník] - [Typ] - [Rok]
Struktura úkolů	Max. 3 úrovně hloubky
Časové odhady	V hodinách pro úkoly
Termíny	Vždy s rezervou 10-20%

Integrace s ostatními moduly¶

Modul Obchod¶

flowchart LR
    O[Příležitost] -->|konverze| P[Projekt]
    A[Účet/Organizace] -->|zákazník| P
    C[Kontakt] -->|kontaktní osoba| P

Příležitosti - projekty vznikají z obchodních příležitostí
Organizace - zákazník projektu
Kontakty - komunikace s projektovými stakeholdery

Modul Fakturace¶

flowchart LR
    P[Projekt] -->|položky| Q[Nabídka]
    P -->|položky| SO[Objednávka]
    P -->|fakturace| I[Faktura]
    I -->|příjmy| PR[Příjmy projektu]

Nabídky - kalkulace projektu pro zákazníka
Objednávky - potvrzení rozsahu a ceny
Faktury - průběžná i finální fakturace

Modul Sklad¶

flowchart LR
    PI[Položky projektu] -->|výdej| GI[Výdejka]
    GI -->|náklady| PC[Náklady projektu]

Materiál - výdej materiálu na projekt
Náklady - automatická evidence nákladů

Modul HR¶

flowchart LR
    T[Úkol] -->|přiřazení| U[Uživatel]
    U -->|čas| LT[Záznam času]
    LT -->|náklady| PC[Náklady projektu]

Záznamy času - evidence práce na projektu
Náklady práce - automatický výpočet personálních nákladů

Uživatelské role a oprávnění¶

Role	Oprávnění	Typické úkoly
Projektový manažer	Vše na svých projektech	Kompletní řízení projektu
Vedoucí týmu	Úkoly, práce	Řízení týmu, kontrola
Člen týmu	Své úkoly, čas	Plnění úkolů, evidence
Stakeholder	Čtení	Sledování stavu
Finanční manažer	Finance	Kontrola nákladů a příjmů

Pracovní postupy¶

Vytvoření a naplánování projektu¶

flowchart TD
    A[Start] --> B[Základní údaje projektu]
    B --> C[Přiřazení zákazníka]
    C --> D[Definice rozsahu]
    D --> E[Vytvoření struktury úkolů]
    E --> F[Odhad pracnosti]
    F --> G[Nastavení termínů]
    G --> H[Přiřazení zdrojů]
    H --> I[Kalkulace rozpočtu]
    I --> J[Aktivace projektu]

Denní workflow člena týmu¶

flowchart TD
    A[Příchod] --> B[Kontrola přidělených úkolů]
    B --> C[Výběr úkolu]
    C --> D[Zahájení práce]
    D --> E{Úkol dokončen?}
    E -->|Ne| F[Evidence času]
    F --> D
    E -->|Ano| G[Změna stavu na Dokončeno]
    G --> H{Další úkoly?}
    H -->|Ano| C
    H -->|Ne| I[Konec dne]

Workflow sledování projektu¶

sequenceDiagram
    participant PM as Projektový manažer
    participant T as Tým
    participant S as Systém
    participant K as Zákazník

    PM->>S: Kontrola stavu projektu
    S->>PM: Dashboard, KPI
    PM->>T: Kontrola úkolů
    T->>S: Evidence práce
    S->>PM: Aktualizace progressu
    PM->>K: Status report
    K->>PM: Zpětná vazba

Klíčové funkce¶

Ganttův diagram¶

Vizuální zobrazení časového plánu projektu:

gantt
    title Příklad projektu
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    section Analýza
    Sběr požadavků      :done, a1, 2024-01-01, 5d
    Analýza             :done, a2, after a1, 7d
    section Vývoj
    Návrh architektury  :active, d1, after a2, 5d
    Implementace        :d2, after d1, 20d
    section Testování
    Testy               :t1, after d2, 10d
    UAT                 :t2, after t1, 5d
    section Nasazení
    Nasazení            :n1, after t2, 3d

Sledování KPI projektu¶

Metrika	Popis	Výpočet
Progress	Celkový postup projektu	Dokončené úkoly / Celkem úkolů
Burndown	Zbývající práce	Suma odhadů nezahájených úkolů
Budget Variance	Odchylka rozpočtu	Skutečné náklady - Plánované náklady
Schedule Variance	Odchylka termínu	Skutečný postup vs. plán
Marže	Ziskovost	(Příjmy - Náklady) / Příjmy

Automatické funkce¶

Funkce	Spouštěč	Akce
Notifikace o termínu	Blížící se deadline	Email přiřazenému uživateli
Aktualizace progressu	Změna stavu úkolu	Přepočet progressu projektu
Evidence nákladů	Záznam času	Automatický výpočet nákladů práce
Upozornění na překročení	Náklady > Rozpočet	Notifikace PM

Řešení běžných situací¶

Změna rozsahu projektu¶

Jak řešit požadavek na změnu rozsahu?

flowchart TD
    A[Požadavek na změnu] --> B[Analýza dopadu]
    B --> C{Schváleno?}
    C -->|Ne| D[Odmítnutí s vysvětlením]
    C -->|Ano| E[Aktualizace rozsahu]
    E --> F[Úprava termínů]
    F --> G[Úprava rozpočtu]
    G --> H[Komunikace stakeholderům]

Překročení rozpočtu¶

Postup při překročení rozpočtu

Identifikujte příčinu - kde vznikly neplánované náklady
Analyzujte zbývající práci - kolik ještě zbývá
Připravte varianty - úsporná opatření, navýšení rozpočtu
Projednejte se zákazníkem - pokud je to nutné
Aktualizujte plán - upravte rozpočet a očekávání

Zpoždění projektu¶

flowchart TD
    A[Zjištěno zpoždění] --> B[Analýza kritické cesty]
    B --> C{Možná akcelerace?}
    C -->|Ano| D[Přidání zdrojů]
    C -->|Ne| E[Úprava termínu]
    D --> F[Monitoring]
    E --> G[Komunikace zákazníkovi]
    F --> G

Obsah sekce¶

Podrobné návody k jednotlivým funkcím najdete v těchto kapitolách:

Kapitola	Popis
Projekty	Vytváření a správa projektů
Úkoly	Práce s úkoly a jejich stavy
Skupiny projektu	Organizace projektů do skupin
Seznamy úkolů (šablony)	Šablony pro opakující se projekty
Finance projektu	Náklady, příjmy a rozpočet
Předávací protokol	Dokumentace předání
Reporty a analýzy	Vyhodnocení a KPI
Tipy pro práci	Best practices

Další zdroje¶

Správa modulu - Administrátorská příručka
Reference - Technická dokumentace API
Modul Obchod - Zákazníci a příležitosti
Modul Fakturace - Nabídky a fakturace

Potřebujete pomoc?

Pro metodickou podporu projektového řízení nebo implementaci PMO kontaktujte vašeho implementačního partnera.