Přeskočit obsah

Datové schránky - Uživatelská příručka

Modul Datové schránky integruje systém ISDS (Informační systém datových schránek) přímo do CRM. Umožňuje uživatelům odesílat a přijímat úřední dokumenty, archivovat zprávy a automaticky je propojovat se souvisejícími záznamy (jako jsou Klienti nebo Případy).

Hlavní funkce

  • Obousměrná synchronizace: Automaticky stahuje přijaté zprávy a aktualizuje stav odeslaných zpráv.
  • Přímé odesílání: Vytvářejte a odesílejte Datové zprávy přímo z rozhraní CRM.
  • Automatické propojování: Přijaté zprávy jsou automaticky propojeny s relevantními entitami v CRM (např. pokud se IČO odesílatele shoduje se Společností).
  • Activity Stream: Zprávy se zobrazují na časové ose souvisejících záznamů.

Odesílání zpráv

  1. Přejděte do nabídky Zprávy Datové schránky.
  2. Klikněte na Vytvořit.
  3. Vyplňte podrobnosti:
    • Z účtu: Vyberte účet Datové schránky, ze kterého chcete odesílat (pokud máte přístup k více účtům).
    • Komu: Vyhledejte příjemce podle Jména nebo ID (IČO).
    • Předmět: Zadejte předmět zprávy (Anotace).
    • Tělo: (Volitelné) Textový obsah.
    • Přílohy: Nahrajte soubory PDF, XML nebo jiné podporované formáty.
  4. Klikněte na Uložit.
    • Stav zprávy je zpočátku Draft (Koncept).
  5. Klikněte na Odeslat.
    • Systém zprávu ověří a přenese do ISDS.
    • Stav se změní na Sending (Odesílá se), poté na Sent (Odesláno).
    • Po doručení se stav aktualizuje na Delivered (Doručeno) (a nakonec na Received (Přijato), když se příjemce přihlásí).

Příjem zpráv

Zprávy se stahují automaticky procesem na pozadí (obvykle každých 15–30 minut).

  • Nové zprávy: Objeví se v seznamu Zprávy Datové schránky se stavem Received (Přijato).
  • Notifikace: Pokud je tak nakonfigurováno, můžete obdržet oznámení v aplikaci nebo e-mail.
  • Přílohy: Všechny soubory připojené k Datové zprávě se uloží jako Přílohy CRM a lze je zobrazit přímo v detailu zprávy.

Activity Stream (Časová osa)

Když je zpráva odeslána nebo přijata, objeví se ve Streamu (Časové ose) souvisejících entit.

  • Příklad: Pokud obdržíte právní oznámení od "Alpha Corp" a "Alpha Corp" existuje jako Účet v CRM se shodným IČO, zpráva se objeví na stránce detailu "Alpha Corp".
  • Viditelnost: To zajišťuje, že všichni členové týmu pracující na účtu klienta jsou informováni o úřední komunikaci.