Práce s dokumenty

Tato část popisuje kompletní proces od nahrání dokumentu až po jeho finální podpis.

1. Příprava dokumentu

Aby bylo možné dokument odeslat k podpisu, musí záznam v modulu Dokumenty splňovat následující podmínky:

1. Musí mít nahraný soubor (typicky PDF).
2. Musí mít vybrané Interní podepisující (volitelné, pokud podepisuje jen klient, ale obvykle je tam alespoň jeden uživatel jako navrhovatel).
3. Musí mít vybrané Externí podepisující (Kontakty).

Umístění podpisů

Modul aktuálně používá dynamické kotvy (signi-signature-x), které se umisťují na konec dokumentu ("append_to_the_end"). Nemusíte tedy v PDF připravovat speciální textová pole.

Pole důležitá pro Signi

V detailu dokumentu najdete sekci nebo pole specifická pro Signi:

• Signature Location:
  • Remote Signature: Standardní vzdálený podpis (e-mail + PIN/SMS).
  • In-person Signature: Podpis na jednom zařízení (např. tablet na prodejně).
• Internal Signers: Seznam uživatelů CRM, kteří dokument podepisují (navrhovatelé).
• External Signers: Seznam Kontaktů (klientů), kteří dokument podepisují.

2. Odeslání k podpisu

Jakmile máte dokument připravený:

1. Otevřete detail záznamu Dokument.
2. V pravém horním menu (nebo v liště akcí) klikněte na tlačítko Send to signi.
   • Poznámka: Tlačítko je viditelné pouze pokud dokument obsahuje soubor a ještě nebyl odeslán.
3. Systém zobrazí notifikaci o zahájení odesílání.
4. Po úspěšném odeslání se stránka aktualizuje a uvidíte změnu stavu:
   • Pole Is Send se přepne na Ano.
   • Vyplní se Send Date a Signi ID.

3. Průběh podepisování

Po odeslání převezme proces služba Signi:

1. Všem podepisujícím přijde e-mail s odkazem na dokument.
2. Po kliknutí na odkaz si mohou dokument přečíst a podepsat (zadat SMS kód, nakreslit podpis atd.).
3. Pořadí podepisování je nastaveno na "všichni najednou" (all_at_once).

Sledování stavu

V CRM můžete sledovat stav procesu: * Dokud není dokument podepsán všemi, pole Is Signed je Ne. * Pokud máte přístup do administrace Signi, můžete použít odkaz v poli Signi Document Link (pokud je vyplněno).

4. Dokončení a stažení

CRM pravidelně (automaticky) kontroluje stav dokumentů v Signi.

• Úspěch: Jakmile všichni podepíší, do pole Signed Document se automaticky nahraje výsledné PDF s podpisy a pole Is Signed se přepne na Ano.
• Zamítnutí/Expirace: Pokud někdo podpis odmítne nebo vyprší platnost, dokument se v CRM "resetuje" (příznak odeslání se zruší), abyste mohli proces opakovat nebo opravit chyby.

Storno (Zrušení podpisu)

Pokud jste dokument odeslali omylem nebo potřebujete proces zastavit:

1. Otevřete detail odeslaného dokumentu.
2. Klikněte na tlačítko Storno signing (červené tlačítko).
3. Dokument bude v Signi smazán/zneplatněn.
4. V CRM se zruší příznaky odeslání a dokument se vrátí do stavu "Draft".